Wakacje z ZFŚS – 6 przydatnych dokumentów i 18 praktycznych rozwiązań dla dyrektora szkoły

W okresie wakacyjnym nauczyciele i pracownicy niepedagogiczni mogą liczyć na różne formy dofinansowania do wypoczynku. Poza świadczeniem urlopowym z Karty Nauczyciela, katalog możliwych do otrzymania świadczeń określa regulamin Funduszu socjalnego obowiązujący w danej szkole. Sprawdź, kto może liczyć na wakacje na koszt pracodawcy.

Wczasy pod gruszą? Tak, jeśli przewiduje je regulamin ZFŚS

Do działalności socjalnej, finansowanej ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, zalicza się m.in.  usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku. O tym, o jakie świadczenia związane z wypoczynkiem i na jakich zasadach można ubiegać się ze środków ZFŚS w danej placówce, decyduje treść regulaminu ZFŚS w niej obowiązującego (patrz przykład 1).

Zapamiętaj!

Regulamin ZFŚS nie musi przewidywać jakichkolwiek świadczeń związanych z wypoczynkiem. Może jednak przewidywać różnego typu dofinansowania np. do wyjazdów zorganizowanych indywidualnie, kolonii dla dzieci, wyjazdów rehabilitacyjnych, wycieczek organizowanych przez pracodawcę etc.

Przykład

Przykład 1

Przykładowy zapis z regulaminu ZFŚS:

W ramach usług świadczonych na rzecz różnych form wypoczynku środki funduszu przeznacza się na dofinansowanie:

1)      krajowego i zagranicznego wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18  zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu;

2)      krajowego i zagranicznego wypoczynku osób uprawnionych w formie  wczasów, leczenia sanatoryjnego i wczasów profilaktyczno-leczniczych organizowanych lub zakupionych przez pracodawcę albo indywidualnie przez osobę uprawnioną do korzystania z funduszu;

3)      wypoczynku organizowanego przez osobę uprawnioną we własnym zakresie (tzw. „wczasy pod gruszą”).

Nie można przyznawać innych świadczeń z ZFŚS niż przewidziane w regulaminie Funduszu (patrz przykład 2).

Przykład

Przykład 2

Szkoła zorganizowała weekendowy wyjazd integracyjny w całości sfinansowany z ZFŚS. Wicedyrektor nie mógł wziąć w nim udziału, ponieważ został skierowany w tym czasie na szkolenie. Czy przysługuje mu z tego tytułu rekompensata pieniężna z ZFŚS?

Nie, chyba że regulamin ZFŚS przewiduje taką możliwość. Nieskorzystanie z oferty wyjazdu zorganizowanego przez pracodawcę nie uprawnia osób uprawnionych do świadczeń z ZFŚS do żądania ekwiwalentu, nawet jeśli nie mogły wziąć udziału w imprezie z uwagi na obowiązki służbowe. Regulamin jednak może przewidywać formę rekompensaty lub skorzystania z alternatywnego świadczenia w takiej sytuacji.

Co do zasady, świadczenia z ZFŚS powinny być przyznawane na wniosek beneficjenta (patrz wzór 1 i wzór 2). Nie ma jednak przeszkód by w regulaminie ZFŚS wprowadzić możliwość przyznawania świadczeń z urzędu.

Świadczenia wakacyjne według kryterium socjalnego

Regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych określa m.in. zasady i warunki korzystania ze świadczeń w nim przewidzianych. Istotne jest, by przyznawanie dofinansowania opierało się wyłącznie o kryterium socjalne tj. jego wysokość była ustalona w zależności od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej (art. 8 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych).

Trudno określić sposób badania sytuacji osób uprawnionych do świadczeń z  ZFŚS aby w pełni zobrazować ich sytuację socjalną, rodzinną i materialną. Najczęściej stosowanym kryterium jest uzależnienie wysokości dofinansowania od przychodu na członka rodziny w gospodarstwie domowym. Z orzecznictwa Sądu Najwyższego wynika, że „możliwe jest przyjęcie średniego dochodu na członka rodziny jako usprawiedliwionego kryterium oceny sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby ubiegającej się o przyznanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokości dopłat z funduszu świadczeń socjalnych, bo jest to obiektywnie czytelny i miarodajny sposób oceny zasadności ubiegania się o świadczenia z tego funduszu” (wyrok Sądu Najwyższego z 6 lutego 2008 r., II PK 156/07).

Co wchodzi w skład dochodu branego pod uwagę przy przydziale świadczeń z ZFŚS? O tym decyduje regulamin Funduszu (patrz przykład 3).

Przykład

Przykład 3

Pracownica samotnie wychowuje trójkę dzieci. W oświadczeniu o dochodzie uwzględnia jednak tylko wynagrodzenie z naszej placówki, mimo że otrzymuje alimenty oraz 500+ na każde dziecko, przez co otrzymuje wszystkie możliwe a do tego najwyższe świadczenia socjalne. Czy prawidłowo?

To zależy od definicji dochodu w regulaminie ZFŚS w szkole. Od niej zależy bowiem to, jakie źródła dochodu uwzględnia się w oświadczeniu. 

Najczęściej beneficjent wykazuje poziom realizacji kryterium socjalnego w drodze oświadczenia (patrz przykład 4 i wzór 3). Nie jest jednak wykluczone wymaganie od beneficjenta innych dokumentów (patrz przykład 5).

Przykład

Przykład 4

Pracownicy nie chcą podawać dokładnych informacji o dochodzi na członka rodziny. Czy regulamin ZFŚS może przewidywać, że sytuację socjalną potwierdza się oświadczeniem o przynależności do jednej z trzech grup dochodów określonych widełkowo?

Tak, regulamin może w taki sposób ustalać sytuację socjalną pracowników.

Przykład

Przykład 5

Czy w przypadku wątpliwości co do prawdziwości oświadczenia do celów ZFŚS można zażądać przedłożenia dodatkowych dokumentów (np. PIT lub zaświadczenia z Urzędu Skarbowego)?

Tak. Jednakże tylko wtedy, gdy taką możliwość przewiduje regulamin ZFŚS obowiązujący w Państwa placówce i tylko do wglądu (bez możliwości tworzenia i przechowywania kopii) - art. 8 ustawy o ZFŚŚ, art. 5 ust. 1 lit. b i lit. c RODO.

Inne kryteria są niedopuszczalne

Najczęstszym błędem spotykanym w regulaminach ZFŚS jest ustalenie kryteriów przyznawania świadczeń, które nie są związane z sytuacją socjalną pracowników. Zwykle do regulaminu bezpodstawnie wprowadza się ograniczenia w korzystaniu z funduszu dla osób zatrudnionych także w innej szkole, byłych pracowników – emerytów i rencistów czy pracowników zatrudnionych na zastępstwo, na krótki okres czasu lub na część etatu. Są to kryteria niedozwolone, ponieważ w żaden sposób nie obrazują sytuacji życiowej osób uprawnionych.

Nietrudno sobie bowiem wyobrazić, że w gorszej sytuacji socjalnej będzie nauczyciel zatrudniony w kilku szkołach na część etatu, który samotnie wychowuje dwoje dzieci niż samotny nauczyciel zatrudniony w jednej szkole na pełen etat. Stąd też pracownik nie może być wykluczony z prawa do świadczeń z funduszu socjalnego w dodatkowym miejscu pracy.

Kryteria przyznawania świadczeń – dozwolone i niedozwolone

Dozwolone kryterium przyznawania świadczeń z ZFŚS

Niedozwolone kryterium przyznawania świadczeń z ZFŚŚ

Przychód na członka gospodarstwa domowego

Staż pracy

Liczba osób na wyłącznym utrzymaniu osoby uprawnionej

Wymiar etatu

Fakt wychowywania niepełnosprawnego dziecka

Fakt korzystania z Funduszu w innej szkole

Orzeczenie o niepełnosprawności;

Podstawa prawna zatrudnienia

Ustalenie, że w przypadku braku oświadczenia (udokumentowania) sytuacji socjalnej, osoba uprawniona zostanie zaszeregowana do grupy osób uprawnionych o najwyższych dochodach tj. o prawie do świadczeń w najniższej wysokości

Wysokość dochodu tylko z danej placówki

Uzależnienie przyznania świadczenia od udokumentowania w sposób określony w regulaminie sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej (tj. brak udokumentowania sytuacji socjalnej = brak prawa do danego świadczenia)

Okres pracy w danej placówce

Liczba dzieci w gospodarstwie domowym osoby uprawnionej

Status pracownika / byłego pracownika – emeryta lub rencisty

Beneficjenci ustawowi i regulaminowi

Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych gwarantuje prawo do świadczeń z ZFŚS:

  • pracownikom i ich rodzinom,
  • emerytom i rencistom – byłym pracownikom i ich rodzinom.

Dodatkowo, regulamin ZFŚS może przewidywać szerszy katalog osób, które mają prawo ubiegania się o świadczenia z Funduszu np. także uwzględniać nauczycieli uzupełniających etat w danej szkole.

Zapamiętaj!

Regulamin ZFŚS musi gwarantować równe prawo do świadczeń dla wszystkich osób ustawowo uprawnionych. Dodatkowo może przewidywać, że świadczenia będą przyznawane także innym osobom, które nie mają zagwarantowanego prawa do świadczeń z ZFŚS, w tym:

  • zleceniobiorcom (np. specjaliście bhp, inspektorowi ochrony danych osobowych),
  • stażystom z urzędu pracy,
  • nauczycielom uzupełniających pensum z innej szkoły,
  • pracownikom pobierającym świadczenie przedemerytalne.

Warto zwrócić uwagę, że ustawowy katalog osób uprawnionych nie uwzględnia nauczycieli przebywających na nauczycielskim świadczeniu kompensacyjnym (art. 2 pkt 5 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych). Karta Nauczyciela przewiduje jednak naliczanie na osoby pobierające nauczycielskie świadczenie kompensacyjne odpisu na ZFŚS w wysokości 5% pobieranych przez nich świadczeń (analogicznie jak w przypadku emerytów). Należy zatem przyjąć, że nauczyciele korzystający ze świadczenia kompensacyjnego mają takie samo prawo do świadczeń z Funduszu, jak byli pracownicy – emeryci (art. 53 ust. 2 Karty Nauczyciela).

Zapamiętaj!

Dofinansowanie do wypoczynku ze środków ZFŚS przysługuje także nauczycielom, którzy otrzymują świadczenie urlopowe na podstawie Karty Nauczyciela i regulamin ZFŚS nie może pozbawiać ich z tego powodu prawa do „wczasów pod gruszą”!

Na jakich zasadach można odpocząć pod tzw. gruszą?

Najbardziej popularnym świadczeniem związanym z wypoczynkiem z ZFŚS jest dofinansowanie do wypoczynku indywidualnego czyli tzw. wczasy pod gruszą. Wypłata tego świadczenia nie powinna być jednak uzależniona wyłącznie od wykorzystania określonej liczby dni urlopu, ponieważ taki zapis ograniczyłby prawo do tego świadczenia byłym pracownikom – emerytom i rencistom a także pracownikom, którzy nie mogą skorzystać z urlopu w danym roku np. z powodu korzystania z urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego. Regulamin powinien zatem w taki sposób określać zasady ubiegania się o to świadczenie, by każda osoba uprawniona miała szansę je otrzymać (patrz przykład 6).  Z drugiej strony można wprowadzić zapis pozwalający na skorzystanie z alternatywnych form wypoczynku (patrz przykład 7).

Regulamin ZFŚS nie powinien uzależniać prawa do tzw. wczasów pod gruszą od wykorzystania co najmniej 14 dni urlopu wypoczynkowego, może natomiast przyznawać prawo do tego świadczenia osobom, które skorzystają z co najmniej 14 dni kalendarzowych nieprzerwanego wypoczynku.

Przykład

Przykład 6

Przyznanie dofinansowania do wypoczynku indywidualnego może być uzależnione np. od:

  • wykorzystania określonej liczby dni urlopu wypoczynkowego z zastrzeżeniem, ze wymóg ten dotyczy wyłącznie pracowników,
  • skorzystanie z określonej liczby dni wypoczynku,
  • przedstawienia określonych w regulaminie dokumentów potwierdzających korzystanie z wypoczynku (np. dowód wpłaty zaliczki za wypoczynek zorganizowany; umowa z organizatorem wypoczynku),
  • złożenia wniosku o wypłatę świadczenia w określonym terminie (np. do 15 maja każdego roku).
Przykład

Przykład 7

Czy dyrektor może wprowadzić do regulaminu ZFŚS zapis, który wprawdzie przewiduje dofinansowanie do różnych form wypoczynku, ale ogranicza osobom uprawnionym prawo do ubiegania się tylko o jeden rodzaj świadczenia z tego katalogu?

Tak. Regulamin ZFŚS może przewidywać alternatywne formy dofinansowania wypoczynku, ograniczając tym samym prawo do tylko jednego rodzaju świadczenia związanego z wypoczynkiem.

7 obowiązkowych punktów w regulaminie ZFŚS, by móc dopłacić do wypoczynku

Aby sfinansować wczasy osobom uprawnionym, regulamin ZFŚS musi określać:

Podstawa prawna

1.

Katalog osób uprawnionych do świadczeń, w tym definicję członka rodziny

art. 2 pkt 5

2.

Katalog świadczeń, o które można się ubiegać

art. 2 pkt 1

3.

Sposób dofinansowania (gotówka, pokrycie kosztów na rzecz organizatora etc.)

art. 2 pkt 1

4.

Wysokość dofinansowania w zależności od sytuacji socjalnej osób uprawnionych

art. 8

5.

Sposób dokumentowania wydatków (jeżeli świadczenie jest uzależnione od faktycznego korzystania z imprezy wyjazdowej lub jeśli udokumentowania wyjazdu wymaga regulamin)

art. 2 pkt 1 i art. 8

6.

Sposób dokonywania oceny sytuacji socjalnej pracowników, w tym wymagane dokumenty

art. 8

7.

Termin i częstotliwość składania wniosków o dofinansowanie (np. możliwość złożenia wniosku o dane świadczenie może być ograniczone do 1 razu w roku).

art. 8

Regulamin ZFŚS powinien określać formę przyznania świadczenia z ZFŚS, w tym również dofinansowania do wypoczynku. Może być to pisemna decyzja (patrz wzór 4 i wzór 5).

Jedno świadczenie związane z wypoczynkiem bez badania sytuacji socjalnej

Warto zwrócić uwagę, że wyjątkiem od przyznawania ulg i dopłat z ZFŚS w zależności od sytuacji socjalnej osób uprawnionych  jest umożliwienie udziału w zorganizowanym przez pracodawcę wyjeździe (wycieczce) pod warunkiem, że:

  • jest ona w całości sfinansowana ze środków ZFŚS,
  • udział w niej może wziąć każda osoba uprawniona.

Jeżeli udział w wycieczce miałby choćby częściowo być sfinansowany przez jej uczestników, wówczas wysokość dopłat musiałaby już być zróżnicowana i uzależniona od sytuacji socjalnej każdej osoby uprawnionej.

Zapamiętaj!

Przyznanie dofinansowania do wypoczynku dziecka, o ile nie jest to udział w koloniach zorganizowanych przez szkołę i w całości sfinansowanych ze środków ZFŚS, wymaga zbadania sytuacji życiowej osoby ubiegającej się o to świadczenie.

Ochrona danych osobowych osób korzystających z ZFŚS

Gospodarowanie środkami ZFŚS wymaga pozyskiwania danych osobowych osób ubiegających się o świadczenia z Funduszu. Przetwarzanie danych osobowych do celów ZFŚS jest uzasadnione m.in. koniecznością wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na szkole, jako ich administratorze w związku z tym jest zgodne z prawem (art. 6 ust. 1 lit. c  RODO). Jeżeli jednak w celu uzyskania świadczenia pracownik miałby ujawnić tzw. dane wrażliwe np. o stanie zdrowia, szkoła powinna uzyskać wyraźną zgodę na ich przetwarzanie, która może być zawarta we wniosku o przyznanie danego świadczenia (art. 9 ust. 1 RODO) – patrz przykład 8.

Przykład

Przykład 8

Przykładowe oświadczenie o zgodę na przetwarzanie danych wrażliwych:

Na podstawie art. 4 pkt 11 oraz art. 9 ust. 2 pkt 1 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych, w tym informacji o stanie zdrowia, w celu przyznania świadczenia ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz określenia jego wysokości na podstawie regulaminu ZFŚS obowiązującego w …………………………………………………………..
                                                                (nazwa i adres szkoły/przedszkola/placówki)

Można żądać tylko danych niezbędnych do przyznania świadczenia

Tak na podstawie dotychczasowych przepisów a tym bardziej od 25 maja 2018 r. na podstawie rozporządzenia RODO dane osobowe osób uprawnionych do świadczeń z ZFŚS mogą być przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do ustalenia sytuacji socjalnej osób uprawnionych i określenia wysokości danego świadczenia(art. 5 ust. 1 lit b i lit c RODO). W tym kontekście nieuprawnione jest np. żądanie wyjawienia dochodu osobno każdego członka rodziny osoby uprawnionej, ponieważ informacja ta nie jest niezbędna do oceny sytuacji socjalnej. Wystarczające jest oświadczenie dotyczące przychodów łącznie całego gospodarstwa domowego.

RODO nie zabrania żądania udokumentowania prawa do świadczeń z ZFŚS

Niewykluczone jest żądanie udokumentowania sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej, w tym przedstawienia dokumentów  i zaświadczeń potwierdzających okoliczności uzależniające prawo do określonego świadczenia lub wpływające na jego wysokość. Inne dokumenty niż oświadczenie powinny być jednak wymagane jedynie do wglądu w celu potwierdzenia prawdziwości złożonego oświadczenia (art. 8 ustawy o ZFŚS).

Zapamiętaj!

Żądanie dodatkowych dokumentów do celów ZFŚS możliwe jest:

  • wyłącznie wtedy, gdy regulamin ZFŚS przewiduje taką możliwość,
  • tylko do wglądu (bez ich kopiowania i przechowywania).

Obecnie trwają prace nad nowelizacją ustawy o ZFŚS w zakresie gromadzenia danych osobowych osób uprawnionych. Projekt wskazuje, że udostępnienie danych w celu przyznania świadczenia z funduszu socjalnego i ustalenia jego wysokości ma następować w formie oświadczenia. Pracodawca będzie mógł jednak żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia (art. 21 projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679).

Za nieprawdziwe oświadczenie o sytuacji rodzinnej – możliwa dyscyplinarka

Niestety dość dużą pokusą dla beneficjentów ZFŚS jest, by w celu uzyskania wyższego świadczenia, nieco naciągnąć fakty dotyczące stanu rodzinnego oraz osiąganych dochodów w gospodarstwie domowym. Już w regulaminie ZFŚS warto określić konsekwencje złożenia nieprawdziwego oświadczenia do celów ZFŚS np. poprzez obowiązek zwrotu nienależnie otrzymanych świadczeń wraz z ustawowymi odsetkami od dnia ich wypłacenia. Niezależnie od zapisów regulaminu ZFŚS osoba podająca fałszywe dane powinna liczyć się:

  • ze zwolnieniem dyscyplinarnym (art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy) – nie dotyczy to nauczycieli zatrudnionych na podstawie Karty Nauczyciela,
  • ze wszczęciem postępowania dyscyplinarnego (art. 75 Karty Nauczyciela),
  • z zawiadomieniem organów ścigania o podejrzeniu popełnienia przestępstwa oszustwa (art. 286 § 1 Kodeksu karnego).

Opodatkowanie świadczeń z ZFŚS związanych z wypoczynkiem

Przyznając dofinansowanie do wypoczynku należy pamiętać o potrąceniu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Większość świadczeń z funduszu socjalnego korzysta z częściowego lub nawet całkowitego zwolnienia od podatku. Do opodatkowania przyjmuje się sumę świadczeń wypłaconych w danym roku kalendarzowy lecz osobno dla każdej z grup objętych danym zwolnieniem od podatku.

Zwolnienie z PIT świadczeń wakacyjnych z ZFŚS

Rodzaj świadczenia

Kwota wolna od podatku:

Świadczenia otrzymywane przez emerytów lub rencistów w związku z łączącym ich uprzednio z zakładem pracy stosunkiem służbowym, stosunkiem pracy lub spółdzielczym stosunkiem pracy, w tym od związków zawodowych

3.000 zł

Wartość otrzymanych przez pracownika ze środków ZFŚS rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych. Rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi; np. wczasy pod gruszą.

1.000 zł

Dopłaty do: wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu - dzieci i młodzieży do lat 18 z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra niezależnie od ich wysokości,

W całości

Świadczenie urlopowe nauczycieli – bez badania sytuacji socjalnej

Choć przepisy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych uzależniają przyznawanie świadczeń od sytuacji życiowej osób uprawnionych, jest jedno świadczenie z ZFŚS które przyznawane jest według kryterium okresu zatrudnienia w danym roku szkolnym. Jest to świadczenie urlopowe nauczycieli, które ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy i okresu zatrudnienia nauczyciela w danym roku szkolnym (art. 53 ust. 1a Karty Nauczyciela).

Corocznie ustalana wysokość świadczenia urlopowego

Nauczyciel zatrudniony w pełnym wymiarze zajęć przez cały rok szkolny (tj. w roku szkolnym 2017/2018 od 1 września 2017 r. do 31 sierpnia 2018 r. ) otrzyma świadczenie urlopowe w wysokości odpisu podstawowego, o którym mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. W 2018 r. będzie to kwota 1.185,66 zł.

Przykładowa wysokość świadczenia urlopowego w 2018 r. w złotych w zależności od okresu zatrudnienia i wymiaru czasu pracy w roku szkolnym 2017/2018

Wymiar etatu

Okres zatrudnienia (w miesiącach)

12

10

6

1

1/18

65,87

53,06

32,94

5,49

1/4

296,42

247,01

148,21

24,70

1/3

395,22

329,35

197,61

32,94

1/2

592,83

494,03

296,42

49,41

3/4

889,25

741,04

444,62

74,11

pełen etat

1.185,66

988,05

592,83

98,81

Wystarczy pozostawanie w zatrudnieniu

Prawo do świadczenia urlopowego nauczycieli jest  niezależne od tego czy nauczyciel efektywnie świadczył pracę oraz czy korzystał z urlopu wypoczynkowego. Należy je wypłacić każdemu nauczycielowi zatrudnionemu w szkole w danym roku szkolnym. Świadczenia tego nie otrzyma jedynie nauczyciel, który przebywał na urlopie bezpłatnym, gdyż okresu tego urlopu nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze (art. 174 §2 Kodeksu pracy).

Zapamiętaj!

Nauczyciele korzystający z urlopu dla poratowania zdrowia, urlopów związanych z rodzicielstwem czy niezdolni do pracy z powodu choroby także otrzymają świadczenie urlopowe, choćby nie wykorzystali ani jednego dnia urlopu wypoczynkowego lub ani jednego dnia w danym roku szkolnym nie świadczyli pracy.

Wypłata świadczenia urlopowego – do 31 sierpnia

Świadczenie urlopowe wypłacane jest w terminie do 31 sierpnia roku szkolnego, którego dotyczy. Świadczenie to należy wypłacić także tym nauczycielom, którzy w dniu jego wypłaty nie są już zatrudnienie w szkole, ale nabyli do niego prawo w związku z zatrudnieniem przez część danego roku szkolnego. W praktyce szkolnej często świadczenie to jest wypłacane przed wakacjami (np. w czerwcu). Nie jest to do końca prawidłowe. Z jednej strony bowiem termin wypłaty świadczenia urlopowego nie jest sztywno ustalony, jedynie ograniczony ostateczną datą, do kiedy świadczenie to należy wypłacić. Z drugiej strony  może okazać się, że wypłacone świadczenie będzie nienależne jeżeli stosunek pracy nauczyciela będzie trwał krócej niż zakładano (np. z powodu śmierci nauczyciela). W związku z tym, świadczenie urlopowe należy wypłacić nie wcześniej niż w dniu ustania zatrudnienia lub w ostatnich dniach sierpnia.

Zapamiętaj!

Nauczyciele, których stosunku pracy ustają w czerwcu lub zostały rozwiązane wcześniej, w trakcie roku szkolnego, mogą otrzymać świadczenie urlopowe przed wakacjami czy nawet w dniu ustania zatrudnienia, ponieważ jego wysokość jest już pewna. W przypadku nauczycieli zatrudnionych na czas nieokreślony lub do 31 sierpnia, lepiej wstrzymać się z wypłatą tego świadczenia do końca sierpnia, by mieć pewność, że jego wysokość jest prawidłowo ustalona.

Poza samą wypłatą świadczenia urlopowego warto poinformować nauczyciela o jego przyznaniu i wysokości (patrz wzór 6).

Świadczenie urlopowe nauczycieli – 10 rozwiązań w trudnych sytuacjach

Decyzja w sprawie przyznania i wysokości świadczenia urlopowego może w niektórych sytuacjach nastręczać trudności, choć pozornie sprawa wydaje się oczywista. Prezentujemy rozwiązania 10 wybranych problemów z życia szkoły, z którymi mogą zmierzyć się dyrektorzy decydujący o przyznaniu świadczenia urlopowego.

Przykład

Przykład 9

Czy nauczyciel uzupełniający etat w naszej szkole ma prawo do świadczenia urlopowego w wysokości proporcjonalnej do wymiaru czasu pracy realizowanego w naszej placówce?

Nie. Nauczyciel uzupełniający etat w innej szkole pozostaje pracownikiem szkoły macierzystej, a jedynie realizuje część obowiązków służbowych w innej szkole. Oznacza to, że wszelkie świadczenia ze stosunku pracy, w tym świadczenie urlopowe, wypłaca szkoła zatrudniająca nauczyciela (art. 22 ust. 1 Karty Nauczyciela).

Przykład

Przykład 10

Czy w związku ze zmianą zasad korzystania przez dyrektora szkoły z urlopu wypoczynkowego ma on nadal prawo do świadczenia urlopowego?

Tak. Jeżeli dyrektor szkoły jest zatrudniony na stanowisku nauczyciela zgodnie z ustawą – Karta Nauczyciela, ma prawo do świadczenia urlopowego wypłacanego na podstawie art. 53 ust. 1a Karty Nauczyciela. Wymiar urlopu i sposób korzystania z niego nie wpływa na prawo do świadczenia urlopowego (art. 53 ust. 1a i art. 64 ust. 2a Karty Nauczyciela).

Przykład

Przykład 11

Czy nauczyciel zawieszony w obowiązkach od 2 lutego 2018  r. powinien otrzymać świadczenie urlopowe w wysokości proporcjonalnej do okresu świadczenia pracy?

Nie. Nauczyciel ma prawo do świadczenia urlopowego w pełnej wysokości tj. uzależnionej od wymiaru czasu pracy oraz okresu zatrudnienia (a nie świadczenia pracy) w roku szkolnym 2017/2018. Zmniejszenie wynagrodzenia w okresie zawieszenia, w tym brak prawa do dodatków i wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe, nie oznacza ograniczenia prawa do świadczenia urlopowego, gdyż nie jest ono składnikiem wynagrodzenia nauczyciela (art. 30 ust. 1 i art. 85u ust. 1 i ust. 2 Karty Nauczyciela).

Przykład

Przykład 12

Nauczyciel został zwolniony z pracy z przyczyn organizacyjnych i przeszedł na emeryturę. Od 1 września 2017 r. został ponownie zatrudniony w szkole na pół etatu. Czy wypłacić mu świadczenie urlopowe?

Tak. Każdy nauczyciel zatrudniony w szkole, w tym także nauczyciel – emeryt, ma prawo do świadczenia urlopowego za okres zatrudnienia w danym roku szkolnym.

Przykład

Przykład 13

Nauczyciel zatrudniony na podstawie mianowania korzystał z urlopu dla poratowania zdrowia od 1 września 2017 r. W dniu 1 czerwca 2018 r. zmarł. Czy do praw majątkowych po nim wlicza się także świadczenie urlopowe?

Tak. Prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą po śmierci pracownika, w równych częściach, na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. W razie braku takich osób prawa te wchodzą do spadku (art. 631 §2 Kodeksu pracy). Nauczyciel, który był zatrudniony w danym roku szkolnym, lecz jego stosunek pracy wygasł w związku ze śmiercią, nabył prawo do świadczenia urlopowego za okres, w którym był zatrudniony. W związku z tym świadczenie to wejdzie do praw majątkowych po zmarłym pracowniku i powinno zostać wypłacone osobom uprawnionym.

Przykład

Przykład 14

Sąd pracy przywrócił do pracy nauczyciela, który został zwolniony z przyczyn organizacyjnych z dniem 31 sierpnia. Czy do okresu uprawniającego do świadczenia urlopowego należy wliczyć okres pozostawania bez pracy?

Tak, ale wyłącznie okres pozostawania bez pracy, za który przysługuje nauczycielowi wynagrodzenie. Podjęcie pracy w wyniku przywrócenia do pracy daje prawo do wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy:

  • nie więcej niż za 2 miesiące (w przypadku okresu wypowiedzenia 2-tygodniowego lub 1-miesięcznego)
  • nie więcej niż 1 miesiąc (w przypadku okres wypowiedzenie 3-miesięcznego)
  • za cały okres pozostawania bez pracy (w przypadku zwolnienia z pracy pracownika w wieku przedemerytalnym, w ciąży lub w czasie urlopu macierzyńskiego, w tym pracownika – ojca wychowującego dziecko w okresie korzystania z urlopu macierzyńskiego albo gdy rozwiązanie umowy o prace podlega ograniczeniu z mocy przepisu szczególnego, np. ochrona związkowa)
    (art. 47 Kodeksu pracy).

To, za jaki okres pozostawania bez pracy nauczyciel otrzyma wynagrodzenia zdeterminuje jego prawo do świadczenia urlopowego, ponieważ do okresu zatrudnienia wlicza się okres pozostawania bez pracy, za który przyznano to wynagrodzenie. Okresu pozostawania bez pracy, za który nie przyznano wynagrodzenia, nie uważa się jedynie za przerwę w zatrudnieniu, pociągającą za sobą utratę uprawnień uzależnionych od nieprzerwanego zatrudnienia (art. 51 § 1 Kodeksu pracy).

Przykład

Przykład 15

Czy świadczenie urlopowe należy wypłacić także nauczycielom, których stosunek pracy wygasł po zakończeniu stanu nieczynnego?

Tak. W okresie stanu nieczynnego nauczyciel pozostaje zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy. Nauczyciel przeniesiony w stan nieczynny zachowuje prawo do comiesięcznego wynagrodzenia zasadniczego oraz prawo do innych świadczeń pracowniczych, w tym dodatku wiejskiego (art. 20 ust. 6 Karty Nauczyciela i art. 225 ust. 8 ustawy Przepisy wprowadzające ustawę - Prawo oświatowe). Za okres zatrudnienia, w czasie którego nauczyciel korzystał ze stanu nieczynnego także należy wypłacić świadczenie urlopowe.

Przykład

Przykład 16

W jakiej wysokości należy wypłacić świadczenie urlopowe nauczycielom zatrudnionym od 1 września 2017 r. do 22 czerwca 2018 r. w pełnym wymiarze zajęć? Czy okres zatrudnienia należy zaokrąglić w górę do pełnego miesiąca?

Nie. Nie ma przepisu, który przy ustalaniu prawa do świadczenia urlopowego upoważniałby do zaokrąglania niepełnego miesiąca zatrudnienia do pełnego  miesiąca kalendarzowego, jak to ma miejsce w przypadku urlopu wypoczynkowego. W związku z powyższym, świadczenie urlopowe należy wypłacić w wysokości proporcjonalnej także do okres zatrudnienia w danym miesiącu. W związku z brakiem jednoznacznej regulacji, w mojej ocenie miesięczną wysokość świadczenia urlopowego należy podzielić przez liczbę dni miesiąca, przez którego część nauczyciel był zatrudniony a następnie pomnożyć przez liczbę dni zatrudnienia w tym miesiącu. W przypadku nauczycieli zatrudnionych do 22 czerwca, wysokość świadczenia urlopowego za ten miesiąc wyniesie: (1.185,66 zł : 12 miesięcy : 30 dni x 22 dni zatrudnienia) 72,46 zł. Za okres od 1 września 2017 r. do 30 maja 2018 r. nauczyciel otrzyma świadczenie w wysokości: (1.185,66 : 12 miesięcy x 9 miesięcy) 889,25 zł. Łącznie za okres zatrudnienia od 1 września 2017 r. do 22 czerwca 2018 r. w pełnym wymiarze zajęć nauczyciel otrzyma świadczenie urlopowe w wysokości: 961,71 zł.

Przykład

Przykład 17

Czy świadczenie urlopowe nauczycieli jest zwolnione od podatku do kwoty 1.000 zł?

Nie. Świadczenie urlopowe nauczycieli jest w całości opodatkowane podatkiem dochodowym od osób fizycznych, jako przychód ze stosunku pracy. Szkoła jest zobowiązana obliczyć, pobrać  i wpłacić do urzędu skarbowego podatek dochodowy, a nauczycielom wypłacić świadczenie netto (art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 67, art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Świadczenie to jest jednak zwolnione od składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (§ 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia MPiPS z 18 grudnia 1998 r.).

Przykład

Przykład 18

Nauczyciel był zatrudniony w oddziale przedszkolnym do 28 lutego 2018 r. Od 1 marca 2018 r. został przeniesiony do przedszkola znajdującego się w tej samej gminie. Kto powinien wypłacić świadczenie urlopowe? Czy obie placówki proporcjonalnie do okresu zatrudnienia w danym roku szkolnym?

Świadczenie urlopowe powinno zostać wypłacone przez tę placówkę, w której nauczyciel jest zatrudniony w dniu jego wypłaty. Jeżeli do dnia przeniesienia nie wypłacono nauczycielowi świadczenia urlopowego za okres 1 września 2017 – 28 lutego 2018 r., świadczenie to za cały rok szkolny powinno wypłacić przedszkole, do którego nauczyciel został przeniesiony. Przeniesienie do innej placówki jest bowiem kontynuacją zatrudnienia. Oznacza to, że nauczyciel może korzystać z praw, które nabył w poprzedniej placówce u nowego pracodawcy. Informacja o tym, czy świadczenie urlopowe za część roku szkolnego wypłaciła szkoła powinna znajdować się w przekazanych aktach osobowych nauczyciela.

Autor: Anna Trochimiuk