Notatki służbowe są tworzone zazwyczaj w celu udokumentowania zaniedbań i nieprawidłowości przy wykonywaniu pracy. Możliwość ich tworzenia nie wynika wprost z przepisów, jednakże Sąd Najwyższy dopuszcza ich sporządzanie i gromadzenie. Tworząc notatki dotyczące pracowników szkoły, trzeba jednak pamiętać o 3 zasadach.